Quand vient le moment de trouver le lieu idéal pour un événement professionnel, comment s’y prendre et par où commencer ? Quels sont les critères utiles pour choisir le lieu d’un événement professionnel ? La réponse dans notre article.
Se poser les bonnes questions pour organiser un événement professionnel
Les enjeux qui entourent l’organisation d’un événement professionnel sont parfois importants. Pour une simple réunion, un séminaire, une formation, une soirée festive, un cocktail, un congrès ou encore une session de brainstorming, quelles sont les bonnes questions à se poser pour réussir son organisation à tous les coups ?
Organisation d’événement : les critères essentiels à prendre en compte
Votre recherche implique un minimum de réflexion autour du contenu de l’événement, son objectif, les valeurs qui vous sont chères… et bien d’autres éléments. Suivez le guide !
Budget, durée et capacité d’accueil
Qui dit événement professionnel dit budget. C’est là que tout se joue. Lorsque l’on a un budget à respecter, le champ des possibles peut rapidement se réduire. Un budget peut ouvrir la porte à de nombreuses idées insolites mais aussi à un certain standing recherché.
Par ailleurs, la durée de votre événement doit être bien bordée, afin de vous permettre de déterminer combien de jours et de nuitées seront nécessaires pour votre événement, mais aussi pour toutes les activités qui en découlent. Prévoyez vos recherches avec de l’avance, si vous le pouvez, afin de ne pas être pris de court au dernier moment.
Si vous n’avez pas le temps de vous occuper de tous ces détails, sachez qu’il existe aujourd’hui des plateformes de services telles que https://www.kactus.com/fr/france/strasbourg, qui vous permettent de trouver en quelques clics une salle professionnelles (réunion, conférence, formation, séminaire) dans toutes les plus grandes villes de France.
Enfin, la superficie et la capacité d’accueil du lieu doivent absolument correspondre au nombre de convives ou de participants à votre événement professionnel. Un lieu avec une capacité trop restreinte ou au contraire, un lieu vide peut ternir une image de marque.
Contexte, attentes et valeurs
Une entreprise porte avec elle des valeurs et une image. Il est donc primordial que les attentes de l’entreprise soient respectées. Le lieu est-il adapté au contexte de l’événement professionnel ? L’image doit être cohérente avec le message que vous souhaitez faire passer. Un lieu insolite peut tout à fait se prêter à l’occasion, en fonction de vos souhaits.
Certains lieux sont dédiés à l’événementiel tandis que d’autres peuvent créer un effet de surprise auprès de vos collaborateurs. Le but d’un événement professionnel est souvent de marquer les esprits, que l’événement soit interne ou externe : optimisez vos choix pour créer une expérience adéquate et unique !
Qui sont les collaborateurs ou invités ?
L’événement que vous organisez doit pouvoir plaire et correspondre à vos collaborateurs et invités de tous bords. Il est donc primordial, quel que soit l’événement, de prendre en compte les sensibilités générales. Soyez attentifs aux codes et aux attentes et aux besoins en termes d’hébergement, de restauration et d’accueil pour l’événement en lui-même.
Des questions évidentes telles que : « Faut-il prévoir des chaises afin que tout le monde soit assis ? » peuvent se transformer en véritable casse-tête si le programme n’est pas clair ou si vous n’êtes pas sûr du nombre de participants et de leurs besoins, par exemple.
Logistique, accès et aspects techniques
Lorsque l’on cherche un lieu pour un événement professionnel, il y a évidemment le « off », c’est-à-dire tout ce qui concerne la logistique, les déplacements, les accès au lieu et tous les aspects techniques, tels que le son et la lumière. Enfin, une aide à la coordination peut être nécessaire. Vous avez maintenant toutes les clés en main pour votre événement professionnel !