Une convention ou un séminaire d’entreprise a pour objectif de remplir de nombreux objectifs comme faciliter la collaboration entre collègues, le renforcement de la culture d’entreprise, etc. Cependant, son organisation ne s’improvise pas. En effet, ce dernier a un budget précis et doit répondre à des objectifs et à des attentes. Ces objectifs doivent être définis avant même de choisir le lieu de déroulement du séminaire. Découvrez les étapes pour bien organiser un séminaire professionnel.
La définition des objectifs
Pour la réalisation de tout événement, vous devez avoir une cible et un objectif précis. Ces deux points conditionneront tout au long du processus d’organisation, toutes les décisions. La nature même de l’événement sera différente par exemple selon qu’il s’agit d’un séminaire à l’endroit des clients, des partenaires ou des collaborateurs.
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Le choix du thème et du format
C’est en fonction du public et des objectifs à atteindre que ces deux paramètres pourront être définis. La première étape ici serait de trouver un intitulé accrocheur autour duquel va s’articuler le projet et qui pourra motiver les divers participants.
En fonction de l’objectif visé, vous devez estimer s’il serait plus adapté d’organiser un dîner, un week-end ou une journée.
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La définition du budget
Vous devez tenir compte des critères précédents pour définir votre budget et non uniquement des contraintes internes. Plutôt que d’opter pour une remise de prix, il vaut mieux par exemple négocier des avantages relevant du confort des chambres avec l’hôtel. Ceci, bien sûr si vous optez de faire le séminaire durant tout un week-end.
Le choix de la date et du lieu
Il vaut mieux ici opter pour des dates qui ne compromettent pas la disponibilité des participants. Pour choisir le lieu adéquat, vous devez faire une descente afin d’éviter toute mauvaise surprise le jour J. Demandez ensuite le devis après avoir fait le choix du lieu.
L’élaboration du rétroplanning et du planning
Permettant le suivi à temps réel des étapes de l’événement, le rétroplanning intègre toutes les échéances et prévoit une certaine marge de manœuvre. Ceci, afin d’improviser en cas d’imprévu sur une échéance ou de retard.
À communiquer à tous les invités, le planning comprend les heures des conférences ainsi que des activités et les temps de pause. Ceci, sans oublier la marge de manœuvre qui permettra d’improviser les imprévus.
Vous connaissez maintenant les différentes étapes à suivre pour organiser votre séminaire. Avant le jour J, n’oubliez pas de visiter une dernière fois le lieu afin de vous assurer que tout soit en ordre. Si vous ne voulez pas vous déranger, vous pouvez vous tourner vers une agence d’organisation de séminaire. Cette dernière saura tout gérer pour un rendu professionnel.