La facturation représente l’une des missions les plus fréquentes menées par le chef d’entreprise. Devis ou encore factures de toutes formes, les entrepreneurs sont appelés à éditer plusieurs documents au cours de la vie de leurs sociétés. Si les entreprises croissent en nombre en France, leurs dirigeants ne possèdent toutefois pas pour la plupart de solides connaissances en facturation.
Bon nombre d’entre eux ignorent par ailleurs absolument tous des règles qui encadrent la facturation. Pour ces derniers, des solutions infaillibles existent heureusement. Il s’agit des modèles de facturation. Que sont-ils ? En quoi sont-ils utiles ? Où les trouver ? Comment les exploiter ? Notre guide vous présente tout ce que vous devez savoir sur les modèles utiles pour votre facturation.
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Modèles de facturation : de quoi s’agit-il concrètement ?
En entreprise, la facturation est une activité quotidienne. Chaque jour, les entrepreneurs réalisent plusieurs facturations. Elles peuvent être faites pour les clients, les fournisseurs, etc. La facture et le devis sont notamment les documents de facturation les plus exploités.
En raison de leur réalisation au quotidien, ils sont banalisés par de nombreux entrepreneurs. Toutefois, leur importante n’étant plus à démontrer, une place cruciale doit être accordée à leur édition.
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Aux entrepreneurs, il est recommandé de maîtriser toutes les règles autour de la facturation. Diverses, elles ne sont cependant pas aisées à maîtriser. La moindre erreur pouvant être dommageable lors d’une facturation, les chefs d’entreprises recherchent de fiables ressources pour accomplir leurs tâches de facturation avec simplicité. C’est notamment là qu’interviennent les modèles de facturation.
Les modèles de facturation représentent des documents de facturation préétablis. Ils servent de référence et aident les entreprises à éditer des factures sans se tromper. On retrouve des modèles de facturation pour tous les besoins. Que vous soyez en quête d’assistance pour éditer une facture ou émettre un devis, vous pouvez vous inspirer des nombreux modèles de facturation utiles.
Le devis : bien plus qu’un simple document en entreprise
Pour mieux cerner l’utilité et la nécessité d’utiliser un modèle de devis, il apparaît judicieux de revenir avec précision sur la notion du devis. Document de facturation, le devis est assez souvent mal apprécié par plusieurs entrepreneurs. Il est notamment à tort présenté comme un contrat tout fait, qui oblige de fait les parties.
Le devis : qu’est-ce que c’est exactement ?
Le devis est un document de facturation qui sert à proposer des services à un potentiel client. Concrètement, avec un devis, vous présentez vos biens et services, ou encore votre prestation ainsi que leur coût. Le devis a une grande valeur juridique. Il ne représente cependant pas d’emblée un contrat engageant.
Pour que les parties soient tenues par ce qui y est inscrit, il faut préalablement que le client accepte la proposition. Pour précision, le devis n’est pas toujours obligatoire. Lorsque les conditions qui le rendent obligatoire sont toutefois réunies, il devient impératif de le rédiger.
Zoom sur les mentions obligatoires du devis
La rédaction d’un devis n’est pas aussi libérale qu’on le croit. Comme tout autre document de facturation, le devis bien édité doit porter des mentions obligatoires. La première du lot est la mention devis. Elle doit figurer sur le document pour attester de sa nature. La deuxième concerne les informations de l’entreprise. Sur le devis, on doit notamment retrouver le numéro Siren ou le siret, le siège social, etc.
La troisième mention concerne le nom et les informations du client. La quatrième mention obligatoire qui doit figurer sur le devis est la date d’édition du devis.
La cinquième mention porte sur la précision de la désignation des biens vendus ou services fournis, leur description, leur quantité, etc. La sixième mention obligatoire est le prix. Il doit être inscrit en HT ou en TTC. On peut également parler de prix de main d’œuvre.
Généralement gratuit, le devis peut également être payant. Il est imposé de préciser son caractère. C’est la septième mention obligatoire. À la lecture du devis, on doit ainsi savoir s’il est gratuit comme il est d’usage ou s’il est payant.
La facture : un document légalement encadré
Absolument tous les entrepreneurs ont déjà entendu parler de facture une fois dans leur vie. C’est sans nul le document de facturation le plus utilisé. En entreprise, la facture à plusieurs utilités. Elle a une valeur juridique, un sens commercial, une valeur comptable et une valeur fiscale. C’est un document indispensable qui sert de preuve et assure un suivi de l’activité de l’entreprise.
La facture : un justificatif avant tout
De manière simple, on peut définir la facture comme un document de facturation qui atteste de la conclusion d’une transaction. Il peut s’agir de la vente ou de l’achat de biens ou services. Lorsque vous concluez une vente, vous devez éditer une facture. Complexe, cette mission sera grandement simplifiée avec le recours à un Modèle de facture.
Les mentions obligatoires qui entourent l’émission d’une facture
Pour précision, la rédaction de la facture est encadrée par la loi. Si chaque entrepreneur est libre de définir sa base de facturation, le document qu’il édite doit suivre un format légalement imposé. Les mentions obligatoires que l’on doit retrouver sur une facture sont au nombre de 7 également.
En premier, vient la date d’édition de la facture. En deuxième, vient son numéro. Les informations permettant d’identifier l’acheteur doivent figurer sur la facture. C’est la troisième mention obligatoire. En quatrième position, on retrouve les informations du vendeur.
Le numéro du bon de commande est la cinquième mention obligatoire. La sixième mention porte sur la désignation des biens et services ainsi que la précision de leur quantité et de leur prix unitaire. Pour finir, la facture doit porter la mention des rabais, remises ou encore des ristournes s’il y en a eu.
Des sanctions en cas de non-respect de la réglementation autour de la facture
Les règles qui régissent l’émission de la facture sont contraignantes. Lorsqu’un entrepreneur manque de s’y conformer, il s’expose à des sanctions financières. Lorsque vous ne facturez pas dans le cadre d’une transaction qui nécessite une facturation, vous vous exposez à une amende.
Cette dernière représente 50 % de la valeur de la transaction non-facturée. Un plafond de 75 000 euros est fixé pour les personnes physiques. Pour les personnes morales, il est de 375 000 euros.
Lorsque l’obligation de facturée est respectée, mais que des mentions impératives viennent à manquer sur la facture, une amende de 15 euros est appliquée. L’amende peut atteindre 25 % de la valeur de la facture, mais ne peut pas excéder ce plafond.
Pourquoi utiliser des modèles de facturation ?
Vous l’aurez compris, le non-respect de l’obligation de facturer, ou l’omission de certaines mentions peut entraîner d’énormes pertes financières. Pour éviter de telles déconvenues, les modèles de facturations représentent la meilleure piste à exploiter. Avec eux, vous êtes assuré de facturer suivant les normes afin de ne subir aucune sanction.
Le deuxième avantage des modèles de facturation est leur caractère pratique. Ils sont très faciles à personnaliser. Avec eux, vous émettez des factures en quelques minutes seulement sans être un as du domaine. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe même de nombreux modèles de facturation utiles proposés gratuitement.
Où trouver des modèles de facturation ?
Informés de la grande utilité des modèles de facturation, certains entrepreneurs ignorent où les trouver. Si comme eux, vous désirez profiter de ces documents utiles, vous serez heureux d’apprendre qu’ils sont très disponibles de nos jours. Il n’est par ailleurs pas nécessaire de se déplacer pour les acquérir. Les modèles sont accessibles en ligne. Il suffit d’un accès internet et d’un outil informatique pour les trouver.
Plus concrètement, les modèles de facturation sont disponibles sur les plateformes juridiques. Ce sont des sites web dirigés par des professionnels de la législation autour de l’entrepreneuriat. Ils y offrent un suivi lors de la création des différentes sociétés et fournissent de l’aide lors de toutes les activités qui touchent à la vie et au fonctionnement de l’entreprise.
Pour trouver ces plateformes, et par ricochet les modèles de facturation, il suffit d’utiliser un moteur de recherche. Vous pouvez même rechercher des classements des meilleures plateformes juridiques pour savoir lesquelles il convient de prioriser.
Quels modèles de facturation choisir ?
Sur les plateformes juridiques, vous trouverez de nombreux modèles de facturation. Il vous revient de les filtrer pour sélectionner et télécharger celui qui convient à vos attentes. Afin de ne pas vous fourvoyer, commencer par déterminer quel type de document de facturation il vous faut précisément.
On distingue à titre illustratif, plusieurs types de factures. On retrouve entre autres la facture proforma, la facture d’acompte, la facture d’avoir, la facture de doit, la facture de régularisation, etc.
Chacune de ces formes de facture possède ses spécificités et convient à des situations bien précises. Votre premier défi est alors d’identifier la facture qui correspond à la situation en présence.
Sur le web, recherchez ensuite un modèle de la facture sélectionnée et téléchargez-le. Assurez-vous avant tout de la fiabilité du modèle de facture. N’hésitez pas à vérifier la présence des mentions obligatoires.
Les avis des internautes sur les factures proposées par la plateforme juridique sur laquelle vous faites votre choix vous indiqueront également si vous faites le bon choix.
Après le choix de votre modèle de facture, téléchargez-le. Veillez ensuite à le personnaliser comme il se doit en le remplissant pour émettre une facture légalement correcte.